・予定キャンセルのメール例文
・使用方法や注意点
・リスク３つ
ドタキャンの連絡やお詫びメールを適当にしてしまうと、相手との関係が悪化する可能性があります。また、最悪は関係を切られることも…
特にビジネスなら敬語は必須です。
本記事を読むことで、「誰でも簡単に失礼がなくドタキャンの連絡やお詫びのメールを送る」ことができますよ。
使用方法や注意点、リスクを紹介するので必ず読んでくださいね。
「そもそもドタキャンって？」と疑問な方は、『【基礎知識】ドタキャンとは？意味や定義など徹底解説｜略称や別の言い方も紹介！』の記事を先にご覧ください。
目次
ドタキャンは敬語が必須！急遽行けなくなった予定キャンセルのメール文例まとめ
敬語の例文を4つ紹介します。
- ビジネスで急に予定キャンセルするときに使えるメール例文
- 打ち合わせの日程をキャンセルしたときに使えるお詫びメール例文
- 訪問をキャンセルしたときに使えるお詫びメール例文
- 友達へのドタキャンするときに使えるメール例文
コピペでOKですが、自分なりにアレンジして変更し、使ってください。
ビジネスで急に予定キャンセルするときに使えるメール例文
件名: 急なキャンセルについてのお詫び
〇〇〇株式会社
取締役 〇〇 〇〇様
いつもお世話になっております。△△△の△△と申します。
本日は、〇月〇日にお約束いただいた打ち合わせに参加できなくなってしまったことを深くお詫び申し上げます。
急な事情により、参加できないことを決定せざるを得なくなりましたこと、重々承知しております。
今後、このようなことがないよう、スケジュール管理の改善に努めるとともに、余裕をもったスケジュール調整を心がけてまいります。
ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。なお、振り替えのご提案等ございましたら、何なりとお申し付けください。
よろしくお願い申し上げます。
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署名
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打ち合わせの日程をキャンセルしたときに使えるお詫びメール例文
件名: お打ち合わせ日程の失念についての謝罪
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の△△です。
本日、〇月〇日にお約束いただいたお打ち合わせに、誠に申し訳ございませんが出席できなかったことを深くお詫び申し上げます。
私の管理不足により、お打ち合わせの日時を失念しており、無断でのキャンセルとなってしまいましたことをお詫びいたします。
今後は同じ失敗を繰り返さないように、スケジュールの管理を徹底するとともに、前日確認を必ず実施いたします。
恐縮ではございますが、今回の件でお時間を割いていただいたことを重く受け止め、何卒お許しください。
お忙しい中、お詫びの言葉をお届けすることができず、大変心苦しく存じます。また、直接お会いして、お詫びの気持ちを伝えさせていただけますと幸いです。お手数をおかけいたしますが、何卒ご検討くださいますようお願い申し上げます。
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署名
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訪問をキャンセルしたときに使えるお詫びメール例文
件名: (本日のお詫び/(本日/昨日/この間)はご訪問できず、申し訳ございませんでした)
〇〇〇〇株式会社
(部署名) 〇〇〇〇 様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。〇〇〇〇株式会社(営業部/〇〇部)〇〇でございます。
(先日/本日)は、誠に心苦しい限りでございますが、ご面会のお時間に伺えなかったことを深くお詫び申し上げます。
or
(先日/本日)は、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。しかしながら、弊社の(手配ミス/予期せぬ事象)により、ご訪問ができなくなってしまったことをお詫び申し上げます。
弊社側では、(台風/事故/〇〇)の影響により、如何ともし難い状況に陥ってしまい、お約束の時間にお伺いできなかった次第でございます。大変ご迷惑をお掛けいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。
or
(ご希望に沿えず/都合が悪く/事情が生じたため)、ご面会に伺えなかったことを深くお詫び申し上げます。
弊社には、〇〇様のご期待に添えぬことを大変心苦しく思っております。次回、改めてご希望に沿ったご提案を差し上げられますよう、スタッフ一同、努めて参ります。
or
私どもの(不手際/勘違い)により、ご訪問ができなかったことを深くお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、スタッフ全員で再度確認を行ってまいります。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、改めて〇〇様のご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いでございます。
or
(本日/昨日)は、ご訪問できなかったことをお詫び申し上げます。
お忙しい中、ご都合を合わせていただき誠にありがとうございました。しかしながら、(本日/昨日)は私たちの(不手際/事情)によりご訪問できなかったことを深くお詫び申し上げます。お客様のお時間を無駄にしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
次回は、しっかりと準備をして、お客様のご期待に添えるように努めます。何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
友達へのドタキャンするときに使えるメール例文
件名：急なキャンセルについて
○○さん
お世話になっております。突然のご連絡で恐縮ですが、本日の予定に関してお話ししたいことがあります。急な用事が入ってしまい、本日の約束に参加できなくなってしまったことをお詫び申し上げます。本当に申し訳ありません。
お会いできないことは、私自身も非常に残念に思っています。次回お会いできる日を、今から楽しみにしております。
もう一度、急なキャンセルで大変申し訳ありませんでした。何卒ご了承いただけますようお願いいたします。
敬具
ドタキャンのお詫びメールを書くとき敬語の使用方法・注意点
ドタキャンで予定キャンセルするときのメールや、お詫びの連絡の注意点を紹介します。
また、敬語は状況で使い分ける必要がありますよ。
- 使用方法：敬語は状況で使い分ける
- 注意点➀：「お詫び」の言葉をきちんと伝える
- 注意点②：できるだけ早めに伝える
- 注意点③：非を認めてドタキャン理由は嘘を付かない
- 注意点④：最後に再度、約束を取り付ける
順番に解説していくので、例文をコピペして1つずつ実践してください。
使用方法：敬語は状況で使い分ける
敬語はドタキャンをした際に、「予定キャンセル・お詫び」のメールは重要です。
親しい友人との約束でも、敬語を使用して、相手に敬意を示せますよ。
しかし、敬語の使い方は状況次第です。友人同士なら敬語を使いすぎると、ギクシャクして雰囲気が悪くなる可能性があります。相手との関係性や状況に応じて、敬語を使い分けましょう。
また、ドタキャンをするなら相手に誠実性を示す必要があります。事前に相手に伝えられないなら、できるだけ早く連絡を心がけてください。理由があるなら素直に伝えて、誠意を持って謝罪しましょう。
急な仕事が入り、友人との約束の場合は、下記のような言い回しを使用できますよ。
「ごめんなさい、急な仕事が入ってしまった。今回の約束をキャンセルさせてくれないかな。迷惑かけて、申し訳ない。また違う日に、埋め合わせします。」
上記のように敬語を使い、誠意を示しながら、あなたの言いたいことを伝えましょう。また、最後に埋め合わせするということで、信頼関係が維持され、トラブルを防げます。
注意点①：「お詫び」の言葉をきちんと伝える
ドタキャンしてしまった、お詫びの言葉を必ず伝えましょう。
なぜなら、あなたが約束をしたにも関わらず、急に予定をキャンセルしてしまったからです。
「大変申し訳ございません。本当に行きたかったです。急な用事が入り、行けなくなってしまいました。迷惑をかけてしまい、深く反省してます。」
お詫びの言葉を伝えるポイントは、「謝罪と反省」です。また、「本当に行きたかった」と伝えることで、理解してもらいやすいですよ。
謝罪をすることで、信頼関係を保てますし、今後も問題なくコミュニケーションを築けます。
注意点②：できるだけ早めに伝える
急な予定キャンセルをしなければならな状況なら、できるだけ早く相手に伝えてください。
遅れてキャンセルの理由を連絡すると、迷惑がかかりますし、その後のスケジュールの調整や変更が難しくなります。
例えば、あなたが友達と会う約束をしました。時間になったら来るわけですから、相手が待ち合わせ場所に来て、キャンセルするのは避けなければなりません。必ずそれよりも前に伝えてくださいね。
また、急な用事が入っても「キャンセルしなければいけない」と分かった時点で、「急に用事が入ってしまった。申し訳ないけど、予定日を変更したい」と連絡を取ってください。
詳細な状況を伝えられれば相手は納得できます。
ただし、相手に「都合が悪い時間帯・朝の早い時間」などにドタキャンするなら、迷惑をかけないように注意してくださいね。謝罪の言葉を伝えて、相手に迷惑が掛けたことを認めることが大切ですよ。できるだけ早めにドタキャンの連絡をすることで、相手と信頼関係を損なうのを防げます。
注意点③：非を認めてドタキャン理由は嘘を付かない
ドタキャンは非常識なマナー違反です。さらに嘘の理由を重ねてしまうと、相手からの「信用を失う＋関係に悪影響を与える」ことになります。
例えば、面倒くさいというのが本音ですが、体調不良を理由にドタキャンしたとします。あなたは罪悪感が残りますし、相手にバレることがあれば、信頼を失います。最悪は、関係を切られることもあり得ますよ。
嘘を付くのはNGです。正直に理由を伝えてください。
体調不良なら「熱が38度あって、身体が辛くて動けないんだ。申し訳ないけど、行けない」というように伝えましょう。約束をしたら、「面倒くさい」など自己中心的な理由は、やめてくださいね。
繰り返しになりますが、非を認めてドタキャンの理由で本当の理由を伝えましょう。
注意点④：最後に再度、約束を取り付ける
ドタキャンの連絡やお詫びのメールを送るときに、最後に再度約束を取り付けましょう。
約束を取り付ける際には、
- 具体的な日時
- 具体的な場所
をハッキリさせましょう。
さらに、相手のスケジュールに合わせて提案できれば、相手の負担がグッと軽くなりますよ。
「本当に申し訳ありませんでした。次回は必ず参加しますので、もう一度日程を調整していただけないでしょうか。来週の火曜日の午後3時から、こちらでお会いして打ち合わせをしましょう。都合が悪い場合は、いつでもご相談ください。」
上記のように具体的な日時と場所を伝えることで、再度の約束がスムーズです。
必ずドタキャンの連絡やお詫びのメールを送るときは、再度約束を取り付けてくださいね。
ドタキャンの連絡やお詫びメールは敬語を使おう！リスクを3つ紹介
ドタキャンの連絡やお詫びメールは、状況によって敬語を使うかは異なります。
しかし、状況に応じて敬語を使えなければ、下記の3つのリスクがありますよ。
- 相手に与える印象が悪くなる
- 信頼関係が損なわれる
- ビジネスチャンスを失う
ぜひ、理解したうえで誠実に、かつ丁寧に連絡してくださいね。
相手に与える印象が悪くなる
ドタキャンの連絡のときに、敬語を使わずに普段通りの言葉遣いをすると、相手に与える印象は悪いです。
なぜなら、適当に扱われていると感じるから。
敬語を使い丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に失礼のない対応をしてください。
ビジネスで例を出しますが、あなたが適当にドタキャンの連絡をしてしまうと、相手は「もしかしてビジネスに真剣に取り組んでないのか？」と感じてしまいます。
私用な用事でもドタキャンしたら、相手は自分の時間や労力が無駄になったと感じてしまうので、敬語が無難です。
相手の立場を考えて、丁寧に謝罪しましょう。
信頼関係が損なわれる
敬語を使わずにドタキャンをすると、信頼関係が崩れるリスクがあります。
特にビジネスの場は、ビジネスマナー違反なので重要ですよ。失礼な行動をしたら、敬語で誠意を示し、信頼関係が回復するようにしましょう。
具体例を挙げると、ビジネスパートナーと打ち合わせの約束があるとします。しかし、時間をかけて準備をして、待ち合わせ場所に移動したにもかかわらず、連絡もなくドタキャンされたら、気分悪いですよね。
今後のビジネス取引に、不安を感じさせてしまいます。
敬語を使わずに対応すると不信感が残るので、丁寧に対応し信頼を与えましょう。今後の取引に繋げられますよ。
ビジネスチャンスを失う
ドタキャンの連絡やお詫びメールで敬語を使わないと、ビジネスチャンスを失う可能性があります。
なぜなら、誘われなくなるからです。
あなたがドタキャンしたとして、ビジネスの相手に簡単に予定キャンセルの連絡をしたとします。内容を見た相手が『本当に謝る気があるのか？』と怒ってしまいますよね。
ドタキャンは非常識なマナー違反ですし、さらに印象が悪くなります。
敬語は人として、身につけておくべきスキルの1つです。「どうせドタキャンするから」「ドタキャンしても謝る気がないから」と判断されたら、もうチャンスは来ないでしょう。
ビジネスチャンスは誠実な対応した人だけが掴めるので、敬語は必ず使ってくださいね。今後のビジネスにおいても不利になる可能性がありますよ。